Enotna kartica IJS

Stran je namenjena pojasnitvi uvedbe enotne kartice IJS ter osnovni predstavitvi sistema Time&Space za evidenco prisotnosti in nadzor nad vstopanjem v zaklenjene prostore.

Prosimo, da vse želje za spremembo podatkov o uporabnikih, vprašanja in ideje pošiljate samo na Spica@ijs.si.

OBVESTILA

Obvezno evidentiranje delovnega časa (20.11.2023)

Opozorilo: Od 20.11.2023 je obvezno evidentiranje delovnega časa.

• Obvestilo vodstva IJS o obveznem evidentiranju delovnega časa na IJS

Študenti in Zunanji sodelavci - spletni dostop trenutno ni mogoč (20.11.2023)

Opozorilo: Zaradi omejenega števila licenc za spletno urejanje registracij ŠTUDENTI in ZUNANJI sodelavci trenutno nimajo uporabniškega računa za spletni dostop. Nabava dodatnih licenc je v teku. Ko bodo uporabniški računi za ŠTUDENTE in ZUNANJE sodelavce narejeni, bodo odsečne tajnice obveščene.

Pravilno beleženje odhoda na Malico (20.11.2023)

Opozorilo: Odhode na malico je treba pravilno evidentirati, da nam bo sistem T&S ustrezno obračunaval prisotnost na delu. Kratka navodila so na voljo med Navodili za uporabnike

Sprememba pravil pri generiranju uporabniških imen za spletni dostop (1.12.2023)

Opozorilo: Zaradi občasnih težav pri enakih uporabniških imenih je bil 1.12. spremenjen algoritem generiranja vseh novih uporabniških imen, kreiranih po 1.12. Preverite v navodilih spodaj.

JAZ SE ŠTEMPLJAM

Za lažje privajanje in sprijaznjenje s štempljanjem (video)

• Za lažje privajanje in sprijaznjenje s štempljanjem.

NAVODILA IN POVEZAVE

Spletni dostop do podatkov

Imetniki enotne IJS kartice, ki uporabljajo kartice tudi za evidenco prisotnosti, lahko do svojih podatkov o prisotnosti dostopajo preko spletnega dostopa:

• Enotna kartica IJS - Spletni dostop do podatkov o registracijah

Opozorilo: Privzeto uporabniki v osebnem spletnem dostopu lahko dogodke samo vnašajo, ne morejo pa jih spreminjati ali brisati. Spreminjanje in brisanje dogodkov je mogoče samo v skupinskem spletnem dostopu (tajnice organizacijskih enot).

Opozorilo: Spletni dostop je omogočen samo iz računalnikov znotraj IJS požarnega zidu. Od zunaj lahko dostopate do njih le preko VPN povezave.

Privzeta uporabniška imena in gesla za spletni dostop do podatkov

Zaposleni

Uporabniško ime in začetno geslo za dostop ZAPOSLENIH v Web T&S sta vedno kreirana po principu

uporabniška imena kreirana PO 1.12.2023
- uporabniško ime = prva črka (prvega) imena + vse črke (prvega) priimka + znak "-" + oznaka organizacijske enote (šumniki so upoštevani)
- geslo = zadnja števka IJS matične številke

Primer: oseba Žana Eva Veljavšek Poljanec zaposlena v organizacijski enoti E9, IJS mat.št. je 375
- u: ŽVeljavšek-E9 (Žana Eva Veljavšek Poljanec - organizacijska enota E9)
- g: 5 (IJS matična številka = 375)

uporabniška imena kreirana PRED 1.12.2023
- uporabniško ime = prva črka (prvega) imena + vse črke (prvega) priimka (šumniki so upoštevani)
- geslo = zadnja števka IJS matične številke

Primer: oseba Žana Eva Veljavšek Poljanec zaposlena v organizacijski enoti E9, IJS mat.št. je 375
- u: ŽVeljavšek (Žana Eva Veljavšek Poljanec)
- g: 5 (IJS matična številka = 375)

Nasvet: Priporočljivo je, da ob prvi prijavi zamenjate začetno geslo!

Študenti

Uporabniško ime in začetno geslo za dostop ŠTUDENTOV v Web T&S sta vedno kreirana po principu
- uporabniško ime = Š + natisnjena oznaka na kartici
- geslo = zadnji znak natisnjene oznake na kartici

Primer:
- u: Š0123 (oznana na kartici = 0123
- g: 3 (zadnji znak oznake na kartici = 0123)

Zunanji

Uporabniško ime in začetno geslo za dostop ZUNANJIH sodelavcev v Web T&S sta vedno kreirana po principu
- uporabniško ime = Z + natisnjena oznaka na kartici
- geslo = zadnji znak natisnjene oznake na kartici

Primer:
- u: Z0234 (oznana na kartici = 0234
- g: 4 (zadnji znak oznake na kartici = 0234)

Navodila za uporabnike

• Enotna kartica IJS - Vnos evidence o koriščenju malice - Navodila za uporabo (20.11.2023)

• Enotna kartica IJS - Vnos evidence o delu od doma - Navodila za uporabo (1.4.2020)

• Enotna kartica IJS - Menjava dnevnega urnika - Navodila za uporabo (23.3.2018)

• Enotna kartica IJS - Vnos odsotnosti zaradi dopusta - Navodila za uporabo (23.3.2018)

• Enotna kartica IJS - Simulator izračunavanja salda (1.3.2012)
  

• Enotna kartica IJS - Postopek registracije na registrirniku - Navodila za uporabo (22.2.2012)

• Enotna kartica IJS - Osebni spletni dostop - Navodila za uporabo (25.1.2012)

Podatki odjavljenih uporabnikov

Opozorilo: Podatki o registracijah uporabnikov (Zaposleni, Zunanji, Študenti), ki so prenehali z delom na IJS, so na voljo samo do 10. v naslednjem mesecu, nato pa so izbrisani! Zato je treba do tedaj pripraviti morebitne izpise njihovih podatkov!

Sporočanje sprememb in težav

Sporočanje v Sekretariat IJS

Odseki sporočajo v Sekretariat IJS (Maja.Rebolj@ijs.si):

• vse spremembe v podatkih uporabnikov
  • vse zahteve za nove kartice
  • vsa obvestila o izgubljenih ali uničenih karticah
  • vsa obvestila o ukinitvah kartic
• vse želje po spremembah v nastavitvah delovanja (spremembe delovnih shem, spremembe vstopnih pravic, spremembe pravic v osebnih dostopih itd.)

Sporočanje skrbnikom sistema

Odseki in posamezniki sporočajo na e-naslov Spica@ijs.si:

• zahteve za ponastavitev gesel za spletni dostop
• težave v delovanju registrirnikov
• težave v delovanju električnih ključavnic na nadzorovanih vratih
• težave v delovanju spletnega dostopa
• opažanja o nepravilnem izračunavanja salda

Kronologija sistema

Pomembnejši mejniki v izgradnji in delovanju sistema so predstavljeni na strani Kronologija sistema.

UVEDBA ENOTNE KARTICE IJS

Odločitev za uvedbo

Vodstvo IJS se je odločilo za uvedbo sistema enotne kartice IJS, ki omogoča:

• identifikacijo uporabnika (namesto stare identifikacijske kartice IJS),
• registracijo evidence prisotnosti (namesto starih papirnih žigosnih kartic),
• nadzorovan vstop v zaprte prostore,
• plačevanje hrane in pijače v obeh IJS restavracijah (Jamova, Reaktor).

Odgovornost za uvedbo

Za uvedbo enotne kartice IJS je odgovoren in pristojen Sekretariat IJS.

Vzroki za uvedbo

Enotna kartica IJS je bila uvedena zaradi naslednjih vzrokov:

• Sekretariat je želel zamenjati staro identifikacijsko kartico in jo razširiti na študente, zunanje sodelavce in obiskovalce.
• Na IJS smo imeli zastarele žigosne ure, ki so bile velikokrat v okvari in jih je bilo težko vzdrževati. Z uvedbo enotne kartice IJS bi nabavili tudi nove registrirnike in omogočili registracijo delovne prisotnosti s pomočjo identifikacijske kartice.
• Na IJS smo imeli že nekaj let v nekaterih enotah odklepanje v nekatere prostore urejeno s posebno identifikacijsko kartico. Z uvedbo enotne kartice IJS bi poenotili identifikacijo uporabnika in identifikacijo za vstopno kontrolo.
• Na IJS smo imeli že nekaj let uvedeno možnost plačevanja hrane in pijače z identifikacijsko kartico sodelavcev, ki so imeli to kartico za odklepanje vrat. Z uvedbo enotne kartice IJS bi bila ta možnost dostopna vsem zaposlenim.

Zahteve pri uvedbi

Pri uvedbi enotne kartice IJS so bile dane naslednje zahteve:

• Kartica mora služiti kot identifikacija za:
  • zaposlene (redno in dopolnilno),
  • študente,
  • zunanje sodelavce (vratarji, čistilke ...),
  • obiskovalce.
• S kartico mora biti možno evidentirati prisotnost.
• S kartico mora biti možno odklepati že vgrajene električne ključavnice po enotah.
• S kartico mora biti možno plačevati v obeh restavracijah IJS na enak način, kot do sedaj.

Vpliv uvedbe enotne kartice IJS na režim in nivo varnosti na IJS

Sama uvedba enotne kartice IJS:

• NE vpliva na pravila in zahteve o identifikaciji oseb na IJS.
• NE vpliva na pravila in zahteve o evidentiranju prisotnosti na IJS.
• VPLIVA na način evidentiranja prisotnosti.
• VPLIVA na način spremljanja in prikazovanja podatkov o prisotnosti.
• NE vpliva na obstoječ režim pri vstopanju v zaklenjene prostore.
• NE vpliva na obstoječ režim pri plačevanju v restavracijah IJS.

Iz navedenega izhaja:

• da je vpliv uvedbe enotne kartice na režim delovanja IJS zelo majhen,
• da uvedba enotne kartice ne vpliva na nivo varnosti na IJS.

Odločitev o sistemu Time&Space (Špica)

Vstopna kontrola za enote, kjer imajo vgrajene ključavnice za odklepanje vrat, je bila že do sedaj izvedena preko sistema Time&Space (T&S) podjetja Špica, ki je zajemal:

• strojno opremo (registrirniki in ključavnice za odklepanje vrat),
• programsko opremo (program za upravljanje z vstopnimi pravicami na registrirnikih),

• identifikacijsko opremo (identifikacijske kartice in obeske).
  

Glede na zahteve pri uvedbi kartice ter glede na stroške, je bila sprejeta odločitev, da se obstoječi sistem razširi:

• s strojno opremo (registrirniki za evidenco prisotnosti),
• s programskim modulom za upravljanje s podatki o evidenci prisotnosti,
• z ustreznim številom identifikacijskih kartic istega tipa za vse sodelavce IJS,
• z ustreznim številom licenc za delo s sistemom.

IJS je na osnovi teh predpostavk odprl javno naročilo JN09/2011, ki je bilo zaključeno dne 11.05.2011. Na osnovi zbranih ponudb je bil izbran sistem T&S podjetja Špica.

Oblika enotne kartice

Zahteve pri grafičnem oblikovanju:

• Vsaka skupina uporabnikov (Zaposleni, Študenti, Zunanji, Obiskovalci) ima svojo barvno oznako.

Zahteve pri vsebini podatkov na sprednji strani kartice:

• Zaposleni :

  • Ime in priimek zaposlenega
  • Oznaka IJS organizacijske enote zaposlenega
  • Oznaka skupine uporabnikov Zaposleni
• Študenti:
  • Zaporedna številka kartice v skupini Študenti (0001A - 0100A), (0001 - 0400)
  • Oznaka skupine uporabnikov Študenti
• Zunanji:
  • Zaporedna številka kartice v skupini Zunanji (0001 - 0250)
  • Oznaka skupine uporabnikov Zunanji
• Obiskovalci:
  • Zaporedna številka kartice v skupini Obiskovalci (0001 - 0050)
  • Oznaka skupine uporabnikov Obiskovalci

Zahteve pri vsebini podatkov na zadnji strani kartice:

• Podatki o lastniku kartice (IJS)
• Opozorilo o zlorabi

Po navodilih informacijske pooblaščenke na kartici Zaposleni ni slik in ni IJS matičnih številk zaposlenih.

EVIDENCA PRISOTNOSTI

Funkcionalnost

Privzeta funkcionalnost ob uvedbi

Vodstvo IJS je odločilo, da mora evidentiranje prisotnosti z novo enotno kartico IJS ob uvedbi imeti samo tisto funkcionalnost, ki je obstajala pri evidentiranju z žigosnimi urami, z možnostjo kasnejše razširitve.

Ob uvedbi sistema so bile tako nastavljene naslednje nastavitve:

Delovna shema in Urnik

• 24 urni urnik (00:00 - 24:00),
• delovniki so brez dnevne delovne obveze (ni določeno, koliko ur mora biti uporabnik prisoten),
• delovniki nimajo obvezne dnevne prisotnosti (ni določeno, v katerem terminu dneva mora biti uporabnik prisoten),
• delo v sobotah, nedeljah in praznikih je dovoljeno (se šteje v saldo ur),
• najvišji dnevni saldo ni omejen (vse kar je registrirano, se šteje v saldo),
• v enem dnevu imamo lahko več prihodov na in odhodov z dela,
• če je prihod na delo v enem dnevu, sledi pa mu odhod z dela v naslednjem, se čas šteje v saldo (delo preko polnoči),
• ni prenosa (viška) ur v naslednji mesec (na začetku vsakega meseca je saldo ur nič).

Prikazovanje vsote ur

• Zaposleni: absolutni dnevni saldo (vsota ur na delu v tekočem dnevu),
• Študenti: absolutni mesečni saldo (vsota ur na delu v tekočem mesecu),
• Zunanji sodelavci: za zunanje sodelavce privzeto ni zahtevana registracija prisotnosti na delu. Tisti, za katere je evidenca kljub temu zahtevana, imajo enake nastavitve kot študenti.

Osnovne funkcije registrirnika

• Registracije na registrirniku se opravljajo le s približanjem kartice brez dodatnega posredovanja (ni tipk za izbiro dogodka).
• Na registrirniku evidentiran dogodek je REGISTRACIJA, ki nima stalnega pomena, temveč se njegov pomen spreminja glede na predhodne dogodke v tekočem dnevu oziroma urniku.
• Registrirnik ob registraciji prikaže saldo ur.
• Registrirnik na zahtevo (ikona "i") prikaže saldo ur (ne da bi se ob tem registrirali).

  
  Opomba: Funkcionalnost registrirnika je bila po testnem obdobju razširjena s tipkama (na dotik) za PRIHOD in ODHOD. S tem je bilo olajšano registriranje pri delu čez polnoč, saj zaenkrat pri registraciji dogodka REGISTRACIJA izmenična interpretacija tega dogodka kot Prihod - Odhod - Prihod ... ne deluje preko meja urnika oziroma dneva. Zato se v primeru, ko delamo čez polnoč in po polnoči ob odhodu z dela registriramo dogodek REGISTRACIJA, ta dogodek interpretira kot PRIHOD (in ne kot ODHODH), ker je prvi dogodek v novem urniku (oziroma dnevu). To napačno interpretacijo lahko izničimo tako, da se po dveh minutah ponovno registriramo in ta druga registracijo bo interpretirana kot ODHOD. Prav tako lahko spremenimo interpretacijo dogodka PRIHOD naknadno preko osebnega spletnega dostopa z vnosom dogodka ODHOD z istim časom, kot ga ima napačno interpretiran PRIHOD. Da bi se izognili naknadnemu popravljanju takih dogodkov, je najbolje, da v takem primeru pri odhodu z dela preko polnoči eksplicitno registriramo ODHOD, ki je bil dodan na registrirnike prav v ta namen.

Opozorilo: Privzeta funkcionalnost ob uvedbi je primerna predvsem za enostavno evidentiranje ur prisotnosti, kjer nas zanima le vsota ur na delovnem mestu. Ni pa primerna za bolj celovito evidenco dela, kjer želimo spremljati tudi različne vrste celodnevnih odsotnosti (službene poti, bolniške, dopuste itd.) in praznikov. Za tako celovito spremljanje morajo imeti zaposleni definirano delovno shemo z urniki, v katerih je definirana tudi delovna obveza zaposlenih na delovni dan.

Spreminjanje funkcionalnost

Ali in kako bodo evidenco prisotnosti uporabljali v posamezni organizacijski enoti, je prepuščeno vodji vsake enote.

V kolikor se organizacijska enota odloči, da želi bolj celovito evidenco prisotnosti, kot jo omogoča privzeta funkcionalnost, sporoči svojo željo v Sekretariat IJS z ustreznim memom, podpisanim od vodje enote. Pri tem mora navesti:

• za katero vrsto sodelavcev želi spremembo parametrov
  • zaposleni
  • študenti
  • zunanji sodelavci
• katere parametre želi imeti spremenjene
  • delovne sheme in urniki
    • sprememba dolžine urnika
    • sprememba dnevne delovne obveze
    • sprememba obvezne prisotnosti
    • sprememba dovoljenja za delo v sobotah, nedeljah in praznikih
    • omejitev najvišjega dnevnega salda
    • prenos (viška) ur v naslednji mesec
  • način prikazovanja vsote ur (dnevni / mesečni)

V skladu z željami bodo nato za konkretno organizacijsko enoto nastavljeni ustrezni parametri.

Nasvet: Za bolj celovito evidenco prisotnosti je dovolj že, da se nastavi dnevna delovna obveza zaposlenih na delovni dan, ostali podatki pa lahko ostanejo nespremenjeni. Seveda pa dnevna delovna obveza ni enaka za vse zaposlene - redno zaposleni imajo 8 urni delovnik, dopolnilno zaposleni pa manj, odvisno od pogodbe.

Opozorilo: Funkcionalnost registrirnika se spreminja le po skupnem dogovoru na IJS.

Organizacijske enote, ki so se že odločile za spremembo Delovne sheme

Organizacijske enote, ki so se že odločile za spremembo Delovne sheme, tako da bodo sistem T&S lahko koristile tudi za enostavnejše vodenje eviednce celodnevnih odsotnosti in praznikov, so:

• CEMM, CEU, CTT, E2, E3, E5, E6, E7, E8, E9, F2, F7, ICT6, K3, K5, K6, K7, K8, MICR, O2, R4, RIC, TS, U1, U2, U3, U4, U5, U6, ZIC.

Registriranje prihodov in odhodov

Prihode na in odhode z dela registriramo na registrirnikih za evidentiranje prisotnosti, ki so nameščeni na IJS. Ob koncu postopka registracije registrirnik prikaže trenutni saldo ur. Način prikaza je odvisen od nastavitev delovne sheme konkretnega uporabnika.

Nasvet: Vsi registrirniki so enakovredni, zato ni pomembno, na katerem opravimo registracijo (tudi med Jamovo in Reaktorjem).

Opozorilo: Na IJS je večino dogodkov mogoče vnesti le ročno preko spletnega dostopa! Funkcije IJS registrirnikov so opisane v poglavju Osnovne funkcije registrirnika.

Nasvet: Podrobnejša navodila za registracijo so na voljo med navodili v poglavju Navodila za uporabnike.

Urejanje dogodkov

Za urejanje dogodkov so na voljo.

• osebni spletni dostopi
• skupinski spletni dostopi

Do obeh lahko pridemo na spletni strani:

• Enotna kartica IJS - Spletni dostop do podatkov o registracijah

Osebni spletni dostop

Osebni spletni dostop je namenjen posameznim uporabnikom sistema, da preko njega spremljajo, urejajo in izpisujejo svoje registrirane in ročno vnešene dogodke.

Nasvet: Podrobnejša navodila za uporabo osebnega spletnega dostopa so na voljo med navodili v poglavju Navodila za uporabnike.

Opozorilo: Privzeto lahko uporabniki v osebnem spletnem dostopu dogodke samo vnašajo, ne morejo pa jih spreminjati ali brisati. Taka odločitev je bila sprejeta zato, ker sistem T&S zaenkrat pri urejanju preko spletnega dostopa ne omogoča razlikovanja med dogodki, ki jih je uporabnik ročno vnesel in dogodki, ki so bili registrirani na registrirnikih. Zato uporabniku ne moremo dodeliti pravice za brisanje samo ročno vnešenih dogodkov. Če mu dodelimo pravico za brisanje, bo lahko brisal tudi registrirane dogodke, kar lahko pripelje do zmede. O naši želji, da bi bilo razlikovanje med ročnimi in registriranimi dogodki možno, smo obvestili podjetje Špica in upamo lahko, da bodo zadevo čimprej vgradili v eno od novih verzij.

Nasvet: Uporabnik lahko kljub temu, da nima pravice za spreminjanje in brisanje dogodkov, popravi napačen dogodek. V dnevu, ko ima napačen dogodek (npr. PRIHOD), ki ga ne želi več, vnese nasproten dogodek (ODHOD) ob istem času, kot ga ima napačen dogodek (PRIHOD). S tem doseže razveljavitev napačnega dogodka (PRIHOD), v edvidenci pa sta zabeležena oba dogodka (napačen PRIHOD in popravek ODHOD), tako da je tudi rekonstrukcija dogajanja lažja.

Nasvet: V kolikor se organizacijska enota odloči, da želi svojim sodelavcem omogočiti preko osebnega spletnega dostopa tudi spreminjanje in brisanje dogodkov, sporoči svojo željo v Sekretariat IJS z ustreznim memom, podpisanim od vodje enote.

Skupinski spletni dostop

Skupinski spletni dostop je namenjen tajnicam organizacijskih enot, da preko njega spremljajo, urejajo in izpisujejo registrirane in ročno vnešene dogodke vseh sodelavcev organizacijske enote.

Tajnice so bile z osnovno uporabo skupinskega spletnega dostopa seznanjene na tečajih.

Opozorilo: Privzeto lahko uporabniki (tajnice) v skupinskem spletnem dostopu dogodke vnašajo, spreminjajo in brišejo.

Vrste in tipi dogodkov

V sistemu T&S imamo za evidenco na voljo precej različnih tipov dogodkov, ki so glede na funkcionalnost razvrščeni v naslednje vrste dogodkov:

• Registracije
• Odsotnosti
• Intervencije

Opozorilo: Na IJS je večino dogodkov mogoče vnesti le ročno preko spletnega dostopa! Funkcije IJS registrirnikov so opisane v poglavju Osnovne funkcije registrirnika.

Registracije

Vrsta dogodkov Registracije predstavlja vse tiste tipe dogodkov, s katerimi registriramo svojo dnevno dejavnost, ko nismo celodnevno odsotni (oziroma smo vsaj del dneva prisotni).
Opozorilo: Pri celodnevnih odsotnostih obvezno uporabljajte dogodke vrste Odsotnosti!.

• BOLNIŠKI IZHOD - je namenjen evidentiranju odhoda z dela zaradi opravkov, povezanih z našim zdravjem (npr. pregled pri zdravniku). Na saldo ur ima isti učinek, kot če bi registrirali dogodek ODHOD. Pri celodnevni bolniški odsotnosti ne smemo uporabljati dogodka BOLNIŠKI IZHOD temveč celodnevni dogodek BOLNIŠKA ODSOTNOST ali dogodek INTERNA BOLNIŠKA ODSOTNOST!

• DEŽURSTVO - je namenjeno evidentiranju prehoda na dežurstvo. Na IJS evidentiranje dežurstva preko sistema T&S privzeto ni omogočeno, zato se ure dežurstva ne beležijo, tudi če dogodek DEŽURSTVO ročno vnesemo! V kolikor se organizacijska enota odloči, da želi svojim sodelavcem omogočiti tudi evidentiranje dežurstva, sporoči svojo željo v Sekretariat IJS z ustreznim memom, podpisanim od vodje enote.

• KOMPENZACIJSKI IZHOD - je namenjen evidentiranju predčasnega odhoda z dela na račun predhodno pridobljenega viška ur. Na saldo ur ima isti učinek, kot če bi registrirali dogodek ODHOD. Pri celodnevni odsotnosti na račun predhodno pridobljenega viška ur ne smemo uporabljati dogodka KOMPENZACIJSKI IZHOD temveč celodnevni dogodek KORIŠČENJE UR!

• KOMPENZACIJSKI PRIHOD - je namenjen evidentiranju prepoznega prihoda na delo na račun predhodno pridobljenega viška ur. Na saldo ur ima isti učinek, kot če bi registrirali dogodek PRIHOD. Pri celodnevni odsotnosti na račun predhodno pridobljenega viška ur ne smemo uporabljati dogodka KOMPENZACIJSKI PRIHOD temveč celodnevni dogodek KORIŠČENJE UR!

• MALICA - je namenjena evidentiranju odhoda na malico. Vrnitev na delo z malice je treba evidentirati z dogodkom PRIHOD ali z dogodkom REGISTRACIJA! Čas na malici se šteje v saldo samo do 30 minut! V kolikor smo na malici dlje kot 30 minut, se čas nad 30 minut ne šteje v saldo! Če je dogodek MALICA naš zadnji dogodek v dnevu, se ne šteje v saldo nič!

• ODHOD - je namenjen evidentiranju odhoda z dela. Čas po tem dogodku se ne šteje v saldo (do prvega naslednjega dogodka s pomenom PRIHOD).

• PRIHOD - je namenjen evidentiranju prihoda na delo. Čas po tem dogodku se šteje v saldo (do prvega naslednjega dogodka s pomenom ODHOD).

• REGISTRACIJA - je namenjena evidentiranju tako prihodov kot odhodov (predvsem na registrirnikih). To je dogodek, ki nima stalnega pomena, temveč se njegov pomen spreminja glede na predhodne dogodke v tekočem dnevu oziroma urniku.

  • Če je dogodek REGISTRACIJA naš prvi dogodek v dnevu, dobi pomen PRIHOD.
  • Če dogodek REGISTRACIJA sledi dogodku s pomenom PRIHOD, dobi pomen ODHOD.
  • Če dogodek REGISTRACIJA sledi dogodku s pomenom ODHOD, dobi pomen PRIHOD.

• SLUŽBENI - je namenjen evidentiranju tako službenih prihodov kot službenih odhodov (predvsem na registrirnikih). To je dogodek, ki nima stalnega pomena, temveč se njegov pomen spreminja glede na predhodne dogodke v tekočem dnevu oziroma urniku.

  • Če je dogodek SLUŽBENI naš prvi dogodek v dnevu, dobi pomen SLUŽBENI PRIHOD.
  • Če dogodek SLUŽBENI sledi dogodku s pomenom PRIHOD, dobi pomen SLUŽBENI IZHOD.
  • Če dogodek SLUŽBENI sledi dogodku s pomenom ODHOD, dobi pomen SLUŽBENI PRIHOD.

• SLUŽBENI IZHOD - je namenjen evidentiranju odhoda z dela zaradi službene obveznosti. Čas po tem dogodku do prvega naslednjega dogodka v tem dnevu se šteje v saldo. Če je to naš zadnji dogodek v dnevu in delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se šteje v saldo razlika med že opravljenimi urami in polno dnevno delovno obvezo! Če je to naš zadnji dogodek v dnevu in delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič!

• SLUŽBENI PRIHOD - je namenjen evidentiranju prihoda na delo zaradi predhodne službene obveznosti. Čas od prvega predhodnega dogodka v tem dnevu do tega dogodka se šteje v saldo. Če je to naš prvi dogodek v dnevu in delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se šteje v saldo razlika med kasneje opravljenimi urami in polno dnevno delovno obvezo! Če je to naš prvi dogodek v dnevu in delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič!

Odsotnosti

Vrsta dogodkov Odsotnosti predstavlja vse tiste tipe dogodkov, s katerimi registriramo svojo celodnevno odsotnost na delovni dan.
Opozorilo: Pri ne-celodnevnih odsotnostih obvezno uporabljajte dogodke vrste Registracije!.
Opozorilo: Sistem za evidenco odsotnosti je zaenkrat neodvisen od IJS informacijskega sistema, zato je treba vse celodnevne odsotnosti (Bolniška, Dopust, Službena pot itd.) obvezno vnašati tudi v EDS ali IJSvision ter v Sekretariat IJS predložiti ustrezne obrazce (Bolniški list, Obrazec o koriščenju Dopusta itd.)!.

• BOLNIŠKA ODSOTNOST - je namenjena evidentiranju celodnevne odsotnosti zaradi zdravstvenih razlogov, za kar imamo potrdilo od zdravnika. Če delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se štejejo v saldo vse ure delovne obveznosti. Če delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič! Pri odhodu z dela zaradi zadev povezanih z zdravjem ne smemo uporabljati celodnevnega dogodka BOLNIŠKA ODSOTNOST temveč dogodek BOLNIŠKI IZHOD!

• INTERNA BOLNIŠKA ODSOTNOST - je namenjena evidentiranju celodnevne odsotnosti zaradi zdravstvenih razlogov, kadar za to nimamo potrdila od zdravnika. Če delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se štejejo v saldo vse ure delovne obveznosti. Če delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič! Pri odhodu z dela zaradi zadev povezanih z zdravjem ne smemo uporabljati celodnevnega dogodka INTERNA BOLNIŠKA ODSOTNOST temveč dogodek BOLNIŠKI IZHOD!

• KORIŠČENJE UR - je namenjeno evidentiranju celodnevne odsotnosti na račun predhodno pridobljenega viška ur. V saldo ur se ne šteje nič. Pri evidentiranju predčasnega odhoda (ali kasnejšega prihoda) z dela (na delo) na račun predhodno pridobljenega viška ur ne smemo uporabljati celodnevnega dogodka KORIŠČENJE UR temveč dogodek KOMPENZACIJSKI ODHOD (oziroma KOMPENZACIJSKI PRIHOD)!

• OČETOVSKI DOPUST - je namenjen evidentiranju celodnevne odsotnosti očeta zaradi nege otroka. Če delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se štejejo v saldo vse ure delovne obveznosti. Če delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič! Pri odhodu z dela zaradi nege otroka ne smemo uporabljati celodnevnega dogodka OČETOVSKI DOPUST temveč dogodek BOLNIŠKI IZHOD!

• PORODNIŠKA ODSOTNOST - je namenjena evidentiranju daljše odsotnosti matere zaradi priprave na porod ter negi in varstvu otroka po porodu. Če delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se štejejo v saldo vse ure delovne obveznosti. Če delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič!

• REDNI DOPUST - je namenjen evidentiranju celodnevne odsotnosti zaradi koriščenja rednega letnega dopusta ali preostanka lanskega letnega dopusta. Če delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se štejejo v saldo vse ure delovne obveznosti. Če delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič! Pri evidentiranju celodnevne odsotnosti zaradi letnega dopusta ali lanskega dopusta ne smemo uporabljati intervencijskega dogodka VNOS DOPUSTA (ali VNOS LANSKEGA DOPUSTA)!

• SLUŽBENA POT - je namenjena evidentiranju celodnevne odsotnosti zaradi službenega potovanja. Če delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se štejejo v saldo vse ure delovne obveznosti. Če delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič! Pri evidentiranju predčasnega odhoda (ali kasnejšega prihoda) z dela (na delo) zaradi službene odsotnosti ne smemo uporabljati celodnevni dogodek SLUŽBENA POT temveč dogodek SLUŽBENI IZHOD (oziroma SLUŽBENI PRIHOD)!

• ŠTUDIJSKI DOPUST - je namenjen evidentiranju celodnevne odsotnosti zaradi študijskih obveznosti. Če delamo po urniku, ki ima definirano dnevno delovno obvezo, se štejejo v saldo vse ure delovne obveznosti. Če delamo po urniku, ki nima definirane dnevne delovne obveze, se ne šteje v saldo nič! Evidentiranje predčasnega odhoda (ali kasnejšega prihoda) z dela (na delo) zaradi študijskih obveznosti ni omogočeno!

Intervencije

Vrsta dogodkov Intervencije predstavlja tiste dogodke, s katerimi:

• neposredno vplivamo na saldo ur in število dni dodeljenega dopusta,
• dodatno prilagajamo neko globalno pravilo, ki je določeno z urnikom, oziroma za določen dan dodelimo drugačen urnik.

Dogodki Intervencije so vezani le na osebo, za katero dogodek vnesemo in ne vplivajo na parametre ostalih!
Ker s temi dogodki ne evidentiramo svoje prisotnosti ali odsotnosti, niso nikoli na razpolago za registracijo na registrirnikih!

• DOVOLJENJE ZA NADURNO DELO - je namenjeno za uporabo le v industrijskih okoljih, kjer uporabljajo "Industrijski čas". V "Drsnem času", ki ga uporabljamo na IJS, nadur ni, temveč je vsa priznana evidentirana prisotnost, ki presega dnevno delovno obvezo, prikazana kot pozitivni saldo. Ta dogodek se zato na IJS ne uporablja!

• IMUNITETA - je namenjena za uporabo le pri delovnih urnikih, ki imajo definiran termin obvezne prisotnosti (to je termin, v katerem zaposleni mora biti prisoten na delovnem mestu). Dogodek IMUNITETA razveljavi to obvezno prisotnost v konkretnem dnevu. Na IJS nimamo delovnih urnikov, ki bi imeli definiran termin obvezne prisotnosti, zato se ta dogodek ne uporablja!

• KOREKCIJA POIZMENSKE MEJE - je namenjena za uporabo le v industrijskih okoljih, kjer uporabljajo "Industrijski čas". Na IJS uporabljamo "Drsni čas", zato se ta dogodek ne uporablja!

• KOREKCIJA SALDA - je namenjena spremembi salda v konkretnem dnevu. Saldo lahko na ta način povečamo ali zmanjšamo, ne glede na evidentirane dogodke. Dogodek ima na saldo enak učinek kot dogodek VNOS UR, na ure skupne prisotnosti pa ne vpliva.

• PRENOS DOPUSTA - je namenjen prenosu dela preostalega letnega dopusta v saldo ur, ki jih lahko kasneje porabimo (KOMPENZACIJA ali KORIŠČENJE UR). Na IJS ni prenosa dopusta v saldo ur, zato se ta dogodek ne uporablja!

• VNOS DOPUSTA - je namenjen vpisu števila dni letnega dopusta, če smo se odločili, da želimo voditi natančno število preostalih dni dopusta tudi v sistemu T&S. Kadar želimo evidentirati porabo letnega dopusta ne smemo uporabiti dogodka intervencije VNOS DOPUSTA temveč dogodek odsotnosti REDNI DOPUST!

• VNOS LANSKEGA DOPUSTA - je namenjen vpisu števila dni preostalega lanskega dopusta, če smo se odločili, da želimo voditi natančno število preostalih dni dopusta tudi v sistemu T&S. Število preostalih dni lanskega dopusta lahko uporabimo samo do določenega dne v letu (na IJS je to 30.junij)! Če do tega dne v letu porabimo manj dopusta, kot je bil prenos lanskega dopusta, bodo preostali dnevi lanskega dopusta odrezani! Kadar želimo evidentirati porabo preostalega lanskega dopusta ne smemo uporabiti dogodka intervencije VNOS LANSKEGA DOPUSTA temveč dogodek odsotnosti REDNI DOPUST!

• VNOS UR - je namenjen spremembi števila ur skupne prisotnosti v konkretnem dnevu. Skupno prisotnost lahko na ta način povečamo ali zmanjšamo, ne glede na evidentirane dogodke. Dogodek ima na saldo enak učinek kot dogodek KOREKCIJA SALDA.

• ZAMENJAVA URNIKA - je namenjena začasni spremembi urnika za določeno število dni. S tem spremenimo delovne parametre za izračun prisotnosti in salda v dneh, ko je urnik zamenjan.

Sistem za evidenco prisotnosti T&S ni povezan z IJS informacijskim sistemom IJSvision, zato v njem nimamo samodejno prenešenih podatkov o številu dni letnega (in lanskega) dopusta, ki jih ima vsak posameznik. Če želimo (kot posameznik) kljub temu natančno voditi število preostalih dni letnega dopusta, moramo ob začetku leta najprej z dogodkom VNOS DOPUSTA ročno vpisati celotno število dni svojega dopusta v tekočem letu in z dogodkom VNOS LANSKEGA DOPUSTA še število preostalih dni lanskega dopusta. Od tako vnešene vsote vseh dni dopusta (letnega + lanskega) se nato odšteva vsak porabljen dan dopusta, ki ga evidentiramo z dogodkom REDNI DOPUST. Tako imamo vedno na voljo oba podatka - "Porabljeni dnevi dopusta" in "Preostali dnevi dopusta".
Če podatkov o številu dni letnega in lanskega dopusta nimamo vpisanih, je vsota letnega in lanskega dopusta 0. Tako se naši porabljeni dnevi dopusta, vnešeni z dogodkom REDNI DOPUST, odštevajo od 0. Podatek "Preostali dnevi dopusta" bo zato vedno bolj negativen in bo v resnici negativna vrednost podatka "Porabljeni dnevi dopusta"!
Če vodimo število dni dopusta, bo sistem T&S ob začetku vsakega leta vse neizkoriščene dni prejšnjega leta samodejno "pretvoril" v preostale dni lanskega dopusta, zato nam kasneje ni več treba uporabljati dogodka VNOS LANSKEGA DOPUSTA, temveč ob začetku vsakega leta vpišemo le število dni dopusta v novem letu z dogodkom VNOS DOPUSTA.

Koledar

V sistemu T&S imamo koledar, v katerm so vpisani prazniki in drugi dnevi, pomembni za delovanje sistema (npr. meja lanskoletnega dopusta).

Prazniki

Sistem T&S obračunava saldo ur tudi za praznik, kadar je le ta na po urniku sicer delovni dan, vendar le, če delamo po delovni shemi z urnikom, ki ima definirano delovno obvezo.
Opozorilo: Če imamo privzeto funkcionalnost, kot je bila nastavljena ob uvedbi sistema na IJS (glej Funkcionalnost), v kateri urnik nima delovne obveze, se nam ure na praznični dan ne bodo obračunavale!

Vrste delovnega časa

Vrste Delovnega časa odražajo značilnosti dela v določenih delovnih okoljih in določajo splošne parametre evidentiranja dela v teh okoljih.
Poznamo več vrst Delovnega časa:

• Drseči čas - je primeren za spremljanje delovnega časa v podjetjih in organizacijah, kjer je delovni čas prožen (pisarne itd.).

• Industrijski čas - je primeren za spremljanje delovnega časa v podjetjih in organizacijah, kjer je delovni čas togo določen (industrija, trgovine itd.). Z urniki lahko definiramo izmensko delo.

• Plačani čas - je primeren za spremljanje fizične prisotnosti brez vnaprejšnjega plana. Nudi osnovno evidenco fizične prisotnosti na delovnem mestu v obdobju, ki je določeno s pripadajočim urnikom.

Na IJS imamo Drseč delovni čas, saj prihod na delo in odhod z dela nista strogo določena.

Urniki in Delovne sheme

V Urnikih in Delovnih shemah so podana pravila, omejitve, vrednosti parametrov itd., s pomočjo katerih se oblikuje delovni načrt in vrši obračun evidentiranih dogodkov oziroma delovnega časa zaposlenih. Poleg urnikov in Delovnih shem vplivajo na obračun tudi parametri nekaterih drugih komponent oziroma objektov v T&S (Splošni parametri, Kategorije, Dogodki, Koledar, Števci itd.).

Urniki

Z Urniki določamo nekatere delovne parametre, npr.:

• Obračunsko obdobje oziroma plan dela - določa, koliko ur znaša naša Dnevna Delovna Obveza (DDO). V privzeti funkcionalnosti, kot je bila nastavljena ob uvedbi sistema na IJS (glej Funkcionalnost), obračunsko obdobje v T&S ni bilo definirano. Na IJS imamo poleg urnika z 8 urno dnevno delovno obvezo za redno zaposlene še preko 20 urnikov z najrazličnejšimi dnevnimi delovnimi obvezami za dopolnilno zaposlene.

• Obvezna prisotnost - določa časovno obdobje, v katerem moramo biti prisotni. Na IJS v T&S zaenkrat nimamo definirane obvezne prisotnosti.

• Pavze - določajo obdobja za pavzo. Na IJS v T&S nimamo definiranih obdobij za pavzo.

• Veljavnost - določa dneve, v katerih ta urnik velja (npr. Po, To ...Pe). Na IJS v T&S imajo urniki, ki imajo definirano Dnevno Delovno Obvezo, veljavnost vse delovne dni v tednu.

Nasvet: Za boljše razumevanje vpliva Dnevne Delovne Obeze na izračun salda si lahko ogledate datoteko Simulator izračunavanja salda.xlsm v poglavju Navodila za uporabnike.

Delovne sheme

Z Delovnimi shemami določamo nekatere delovne parametre, npr.:

• Urniki - kateri urniki so zajeti v Delovni shemi ter kako se bodo izmenjevali Urniki,

• Najvišji delovni saldo - omejitev največjega dovoljenega števila ur dnevnega salda,

• Najvišji tekoči saldo - kako se prenaša saldo med dnevi,

• Najvišji prenos salda - kako se prenaša saldo med meseci.

Saldo ur

Saldo ur je seštevek vseh priznanih ur na podlagi vnešenih dogodkov in praznikov v konkretnem obdobju.

Opozorilo: Na IJS ne prenašamo salda ur med meseci! Vsak mesec se prične s saldom ur nič!

Pravila izračunavanja salda ur

Nekatera osnovna pravila za izračun salda ur:

• V saldo ur šteje čas med dvema sosednjima dogodkoma, ki imata pomen:
  • PRIHOD, ODHOD
  • PRIHOD, PRIHOD
• Delo preko polnoči velja, če veljata pogoja:
  • dan je zaključen z dogodkom PRIHOD
  • prvi naslednji dan ima kot prvi dogodek v dnevu vpisan ODHOD
• Pri delu preko polnoči se šteje v saldo:
  • v prvem dnevu: od zadnjega dogodka PRIHOD do 24:00
  • v naslednjem dnevu: od 00:00 do prvega dogodka ODHOD

Celodnevne odsotnosti prispevajo k saldu ur Dnevno Delovno Obvezo (DDO) po naslednjih pravilih:

Prazniki prispevajo k saldu ur Dnevno Delovno Obvezo (DDO) po naslednjih pravilih:

Prikaz salda ur

Saldo ur je lahko prikazan na več načinov:

• Dnevni Absolutni Saldo (DAS) = vsota vseh priznanih ur v dnevu (Praznik + Prisotnost na delu + Celodnevna odsotnost)
• Mesečni Absolutni Saldo (MAS) = vsota dnevnih absolutnih saldov v dnevih od prvega dne v mesecu do tekočega dne

• Mesečni Relativni Saldo (MRS) = razlika med Mesečno Delovno Obvezo in Mesečnim Relativnim Saldom (vrednosti + / -)

Mesečna Delovna Obveza (MDO) je vsota vseh Dnevnih Delovnih Obvez (DDO) v dnevih od prvega dne v mesecu do tekočega dne.

Nasvet: Za boljše razumevanje izračunavanja salda ur si lahko ogledate datoteko Simulator izračunavanja salda.xlsm v poglavju Navodila za uporabnike.

Dostop do fitnes prostora na Reaktorju

Dostop do fitnes prostora na Reaktorju je za vse zaposlene od 1.12.2014 omogočen z enotno kartico IJS.
S kartico ŠTUDENT in ZUNANJI vstop ni mogoč.

Prošnjo za ureditev vstopnih pooblastil za fitnes pošljite z elektronsko pošto v Sekretariat IJS (Maja.Rebolj@ijs.si)